Kommunikasjon

 

Ved prosjektoppstart ble det opprettet et prosjekt på læreplattformen «it’s learning», hvor samtlige gruppedeltakere og skolens veileder har hatt tilgang. Dette digitale prosjektet har fungert som en slags «base» for prosjektgruppens dokumenter, i tillegg til eventuelle oppslag underveis. Dette har gjort at samtlige gruppedeltakere til enhver tid har hatt tilgang på lik informasjon.

 

Prosjektgruppen har gjennomført regelmessige møter gjennom hele prosjektperioden, hvor samtlige gruppedeltakere har hatt mulighet til å fremme sine forslag, dele sine tanker og meninger, samt argumentere for sine synspunkter. På denne måten har prosjektgruppen kommunisert både skriftlig og muntlig, da det til hvert møte er skrevet møtereferat som videre er lastet opp på it’s learning. Dette har gitt muligheten for samtlige gruppedeltakere å lese møtereferatene uavhengig av hvor man befinner seg,

i tillegg til at det ved eventuelt fravær fra møter kan kommuniseres med tanke på delegerte arbeidsoppgaver og lignende. 

 

Utover den «offisielle» kommunikasjonen, har prosjektgruppen pratet sammen kontinuerlig gjennom felles Facebook-chat og telefonsamtaler. Denne typen kommunikasjon har vært viktig for å gi enkle beskjeder til hverandre, som eksempelvis klokkeslett for oppmøte, aktuelle rom for felles prosjektarbeid og eventuelle spørsmål underveis i prosjektperioden.

Kommunikasjon i form av fildeling har i tillegg til det digitale prosjektet på it’s learning skjedd gjennom delte mapper gjennom Dropbox. Dette har vært særlig aktuelt ved fildeling mot oppdragsgiver, da oppdragsgivers veiledere ikke har tilgang til læreplattformen it’s learning. 

 

I tillegg til fildeling med veilederne hos oppdragsgiver er det gjennomført hyppige møter mellom prosjektgruppen og veilederne. Disse møtene har stort sett hatt en fast agenda, herunder prosjektgruppens status, presentasjon av utført arbeid og diskusjon rundt dette, samt eventuelle spørsmål fra begge parter. Utover møtene har prosjektgruppen sendt spørsmål via e-post til veilederne underveis gjennom hele prosjektarbeidet, noe som har gitt en effektiv kommunikasjon mellom partene.

Dette har også gitt veilederne mulighet til å forberede seg på aktuelle spørsmål i forkant av møtene, dersom de ikke har kunnet svare gjennome-post ved tidligere tidspunkt

 

Som nevnt innledningsvis har tildelt veileder fra Fagskolen Tinius Olsen hatt tilgang til det digitale prosjektet på it’s learning. Utover denne tilgangen har prosjektgruppen gjennomført flere statusmøter med veilederen, hvor hovedsakelig prosjektstatus

og videre arbeid har vært tema. Disse møtene har også gitt rom for diskusjoner rundt problemer prosjektgruppen har møtt underveis, i tillegg til at det har forenklet oppfølgingen mellom prosjektgruppen og veileder. Prosjektgruppen har også benyttet seg av veiledning fra flere faglærere underveis, uten at dette fremkommer av noe møtereferat. 

 

Prosjektgruppen har fra oppstart vært i kontakt med flere eksterne aktører. Dette har dreid seg om alt fra pristilbud, programvare og anbefalte løsninger, og det er i hovedsak benyttet e-post for denne typen kommunikasjon. Prosjektgruppen opprettet derfor

en egen e-postbruker for slik kommunikasjon, og på denne måten har det vært enkelt å følge opp svar fra de ulike aktørene

uten å måtte samle hele prosjektgruppen for å få oversikt over hvem som har kommunisert med hvem. Det er også benyttet telefon forå kommunisere med enkelte eksterne aktører, da i hovedsak for å purre på e-poster som ikke er besvart.

Utover dette har prosjektgruppen vært i møte med én aktør, da den aktuelle aktøren skulle stå for leveranse av store deler av prosjektet.

 

Metodene prosjektgruppen har benyttet for å kommunisere har vist seg å fungere gjennom hele prosjektarbeidet, da det ikke har oppstått kommunikasjonsproblemer underveis.